Pět míst, kde se dřív čekalo na jednoho člověka.
Firmy tu schválně nejmenujeme. Ukazujeme, jak práce probíhala dřív, jak probíhá dnes a co lidem odpadlo. Všech pět případů běží a konkrétní firmy vám rádi představíme při úvodním hovoru.
Služební auto bez chození pro klíč
firma s vozovým parkem
Kdo potřebuje služební auto, jde za dispečerem. Ten vede rezervace v kalendáři a fyzicky vydává klíč.
Auto si lidé vezmou jen v jeho pracovní době. Každé vydání klíče ho vyruší od jiné práce.
- Zaměstnanec vidí v systému, které auto je volné.
- Rezervuje si ho na konkrétní čas.
- Schránku otevře telefonem a vezme si klíč.
- Po návratu klíč vrátí, rezervace se uzavře.
Nikdo nechodí do kanceláře. Auto se dá vzít v šest ráno i o víkendu.
Dispečer přestal být úzké hrdlo a firma poprvé vidí, jak se vozy skutečně využívají.
Doklady a hotovost pro správného člověka na směně
dopravce se směnným provozem
Doklady a hotovost zůstávají na recepci, protože lidé se vracejí v různou denní i noční dobu.
Není jisté, že se zásilka dostane ke správnému člověku. Recepce proto každé předání hlídá ručně.
- Vedení vloží obálku do schránky a vybere, komu patří.
- Systém tomu člověku pošle zprávu.
- Obálku si vyzvedne, kdy se mu hodí. Otevře se mu jen jeho schránka.
- Zůstane záznam, kdo a kdy si co vzal.
Cennosti neleží na veřejném místě a předání nezávisí na tom, jestli je někdo na recepci.
Systém používá 60–70 % lidí, přestože změna návyku je dobrovolná.
Rezervace, která sama otevře dveře
pronájem prostor
Ke každé rezervaci provozovatel ručně vygeneruje přístupový kód a pošle ho zákazníkovi.
Když je provozovatel na jednání nebo rezervace připadne na večer či neděli, zákazník stojí přede dveřmi a volá.
- Zákazník si rezervuje termín a zaplatí online.
- Systém se o rezervaci dozví sám.
- Vygeneruje jednorázový kód a pošle ho zákazníkovi.
- Kód platí jen po dobu rezervace, pak přestane fungovat.
Provozovatel nemusí být u telefonu. Přístup funguje ve dne v noci.
Další dveře stačí jednou nastavit. S každou rezervací pak práce nepřibude.
Sdílené sportoviště bez správce klíčů
obec
Klíč od areálu se vydává na úřadě v úředních hodinách. Kdo přijde po páté nebo o víkendu, má smůlu.
Rezervace nejsou na jednom místě, proto se překrývají. Úředník je musí hlídat ručně.
- Občan si online rezervuje volný termín.
- V čase rezervace se aktivuje přístup ke schránce u vstupu.
- Otevře ji telefonem a vezme klíč.
- Po skončení klíč vrátí a přístup se sám vypne.
Areál se dá využít i večer a o víkendu, kdy o něj lidé stojí nejvíc.
Překryvy zmizely a obec poprvé vidí, jak moc se hřiště opravdu využívá.
Nový přístup, který nevyhodil starý systém
obec · sportovní areál
Areál má pět ploch a rezervační systém, na který si lidé i úřad za ta léta zvykli. Odemykat ale musel správce osobně, takže se hrálo jen tehdy, když měl čas.
A k bráně nevede elektřina. Klasický elektronický zámek by znamenal rozkopat chodník nebo táhnout proud přes celý areál.
- Rezervační systém zůstal stejný, jen jsme se na něj napojili.
- Ke schválené rezervaci systém vytvoří přístupový kód.
- Kód otevře schránku s klíči u brány.
- Kód přestane platit, jakmile skončí rezervace.
Nikdo se nic nepřeučoval. Lidé rezervují stejně jako dřív, jen si klíč vezmou sami.
Schránka běží na baterii a nepotřebuje přípojku elektřiny ani internet. Montáž proto zabrala jedno odpoledne a nemuselo se kopat ani vrtat do stavby.
Tři věci, které se opakovaly.
Dispečer s klíči, recepční s obálkami, provozovatel s kódy, úředník s rezervacemi a správce, který přijížděl odemykat. Svou práci dělali dobře, jen museli osobně zajistit krok, který dnes proběhne bez čekání. Postup zůstal stejný. Systém hlídá rezervaci nebo předání a podle toho otevře schránku nebo zámek.
Otvírací doba přestala platit
Ve čtyřech z pěti případů byl skutečný problém ten, že se něco dalo vyřídit jen v pracovní době.
Zůstal záznam
Zůstává záznam o tom, kdo si co a kdy vzal, a nikdo ho nemusí psát do sešitu. U hotovosti je to stejně důležité jako samotné předání.
Nic se nebouralo
Ani jednou se neměnil systém, na který byli lidé zvyklí, a ani jednou se kvůli tomu nekopalo. Náklady na přestavbu tak odpadly.
Máte ve firmě podobné místo?
Nemusíte vědět, co s ním. Na úvodním hovoru to probereme a do pár dnů pošleme návrh s cenou a termínem.
